Toptan siparişler genellikle çok sayıda koliden oluşur ve yolda birçok elden geçer. Ürünler ne kadar özenle paketlenirse paketlensin, taşıma sırasında bir kolinin ezilmesi, ıslanması ya da yırtılması mümkündür. Böyle bir durumda teslim anında yapılacak birkaç basit işlem, sorunun hızlı ve adil biçimde çözülmesini sağlar. Bu yazıda hasar tespit tutanağının neden önemli olduğunu, teslimat sırasında nelere bakmanız gerektiğini ve sonrasında izlenecek adımları anlatıyoruz.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Bağlayıcı koşullar için iade sözleşmemizi incelemenizi öneririz.
Siparişler nasıl gönderilir?
HALAOĞLU AHŞAP siparişleri Sivas'tan, anlaşmalı kargo veya nakliye firmalarıyla bayinin kayıtlı adresine gönderilir. Koliler yolculuk boyunca yüklenir, aktarılır ve boşaltılır. Bu nedenle bir hasar varsa, bunun teslimat anında ve taşıyıcı görevlinin yanında kayıt altına alınması büyük önem taşır.
Hasar tespit tutanağı nedir?
Hasar tespit tutanağı, teslimat sırasında kolilerde görülen hasarın taşıyıcı firmanın görevlisiyle birlikte yazılı olarak kayda geçirildiği belgedir. Kolinin hangi durumda teslim edildiğini, teslim alan ile teslim eden tarafın ortak beyanıyla gösterir. Sonradan "koli yolda mı hasar gördü, mağazada mı?" sorusunun cevabını bu belge verir.
Politikamız gereği hasarlı kolilerde teslimat sırasında hasar tespit tutanağı tutulması gerekir. Tutanak olmadan, hasarın taşıma sırasında oluştuğunu sonradan göstermek zorlaşır ve sürecin sağlıklı ilerlemesi güçleşir.
Teslimat anında neye bakmalısınız?
Kurye ya da nakliye görevlisi kolileri teslim ederken, imzalamadan önce kısa bir dış kontrol yapın:
- Koli sayısı: Teslim edilen koli sayısı irsaliye veya gönderi belgesindeki sayıyla aynı mı?
- Ezilme ve çökme: Kolilerin köşelerinde ya da üst yüzeyinde belirgin ezik var mı?
- Yırtık ve delik: Kolinin yüzeyinde içeriği açığa çıkaran yırtık veya delik var mı?
- Islaklık: Kolide su lekesi, nem ya da yumuşama görülüyor mu?
- Bant ve ambalaj: Bantlar açılmış, yeniden bantlanmış ya da yırtılmış görünüyor mu?
- Ses: Koliyi hafifçe hareket ettirdiğinizde kırık parça sesi geliyor mu?
Hasar görürseniz adım adım ne yapmalı?
- Teslimatı imzalamadan önce durumu görevliye bildirin. Hasarı birlikte inceleyin.
- Hasar tespit tutanağı tutulmasını isteyin. Tutanakta teslim tarihi, hasarlı koli sayısı ve hasarın açık tanımı yer almalıdır. "Kolinin sağ üst köşesi ezik, bant yırtık" gibi somut ifadeler, "hasarlı" gibi genel ifadelerden daha açıklayıcıdır.
- Tutanağı okuyup imzalayın. Tutanağın görevli tarafından da imzalandığından emin olun ve bir nüshasını saklayın.
- Fotoğraf çekin. Hasarlı kolileri, üzerindeki gönderi etiketi görünecek şekilde farklı açılardan fotoğraflayın. Koliyi açtıktan sonra içerideki ürünlerin durumunu da fotoğraflayın.
- Bize bildirin. Sipariş numaranızla birlikte tutanak bilgisini ve fotoğrafları iletin.
Eksik, yanlış veya kusurlu ürünler
Koliler dışarıdan sağlam görünse bile, içerik kontrolünü teslim alındıktan sonra vakit kaybetmeden yapmak gerekir. Eksik, yanlış veya kusurlu ürün fark ettiğinizde, durumu 2 iş günü içinde sipariş numarası ve fotoğraflarla birlikte bildirmeniz gerekir. Bu nedenle kolileri uzun süre açılmadan bekletmemek, içeriği siparişle hemen karşılaştırmak iyi bir alışkanlıktır. Ayrıntılı koşullar iade sözleşmesinde yer alır.
İşe yarayan fotoğraf nasıl çekilir?
Bildirimle birlikte gönderilen fotoğraflar, durumun uzaktan doğru anlaşılmasını sağlar. Bu yüzden birkaç basit noktaya dikkat etmek faydalıdır:
- Önce kolinin tamamını gösteren genel bir fotoğraf, ardından hasarlı bölgeyi gösteren yakın çekimler yapın.
- Gönderi etiketinin ve varsa koli üzerindeki ürün bilgisinin okunabilir olmasına dikkat edin.
- Kusurlu üründe kusurun tam yerini net gösteren, iyi ışıklı bir fotoğraf çekin.
- Eksik ürün bildiriminde, açılmış kolinin içini ve çıkan ürünleri bir arada gösteren bir fotoğraf ekleyin.
- Ambalaj malzemelerini ve koliyi süreç tamamlanana kadar atmayın.
Sık yapılan hatalar
- Görevlinin acelesi nedeniyle kolileri kontrol etmeden teslim belgesini imzalamak.
- Hasarı fark edip tutanak tutmadan koliyi teslim almak.
- Kolileri günlerce açmadan depoda bekletmek ve bildirim süresini kaçırmak.
- Bildirimde sipariş numarasını belirtmemek ya da fotoğraf eklememek.
Mağazanızda mal kabul alışkanlığı oluşturun
Teslimatı her zaman aynı kişinin almadığı işletmelerde, tüm çalışanların bu adımları bilmesi önemlidir. Kasaya ya da depo girişine asılacak kısa bir kontrol listesi işinizi kolaylaştırır:
- Koli sayısını say, belgeyle karşılaştır.
- Dış hasar varsa imzalamadan önce görevliyle tutanak tut.
- Hasarlı kolileri ve etiketlerini fotoğrafla.
- Kolileri açınca içeriği siparişle karşılaştır.
- Sorun varsa sipariş numarası ve fotoğraflarla 2 iş günü içinde bildir.
Sipariş geçmişinizi PDF veya Excel olarak indirebildiğiniz için, mal kabul sırasında sipariş içeriğini bu belge üzerinden işaretleyerek kontrol etmek de pratik bir yöntemdir.
Kısaca
Hasar tespit tutanağı, taşıma sırasında oluşan bir sorunun teslim anında kayıt altına alınmasını sağlar. Teslimatta yapılan birkaç dakikalık kontrol, tutanak ve fotoğraflar; eksik veya hatalı ürünlerde ise 2 iş günü içinde yapılan bildirim, sorunun hızlı çözülmesinin temelidir.
Bir teslimatla ilgili bildirimde bulunmak ya da süreç hakkında soru sormak için iletişim sayfamızı kullanabilirsiniz. Sipariş ve teslimat koşullarının genel çerçevesini satış sözleşmesinde bulabilirsiniz.